Thay đổi địa chỉ công ty là yêu cầu phổ biến khi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh. Khi thay đổi địa chỉ kinh doanh, việc thông báo cho khách hàng là rất quan trọng. Bạn muốn biết cách viết thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng như thế nào? Hãy để Chuyển nhà Thành Hưng giúp bạn nhé!
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý vấn đề gì?
Quy định về địa chỉ trụ sở công ty
Luật doanh nghiệp 2020 quy định rằng trụ sở chính của công ty cần phải được xác định chính xác và rõ ràng, thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là trụ sở chính của công ty phải là địa chỉ liên lạc trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm số nhà, ngách, hẻm, đường phố, xã, phường, quận, huyện, thành phố.
Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của công ty. Khi thay đổi trụ sở, điều này không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của công ty đối với các hợp đồng, dân sự và pháp luật. Khi công ty muốn đăng ký hoặc thay đổi thông tin đăng ký, cần cung cấp số điện thoại, số fax và địa chỉ email (nếu có) kèm theo.
Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?
Ở Điều 32, Khoản 2 của Luật Doanh nghiệp, có quy định rõ ràng về việc các doanh nghiệp cần thông báo bằng văn bản về việc thay đổi địa điểm công ty cho Cơ quan Đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày. Nếu vượt quá thời hạn này, doanh nghiệp sẽ bị phạt theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Mức phạt có thể dao động từ 500.000 – 5.000.000 đồng tùy thuộc vào thời gian vượt quá hạn chót.
- Ví dụ: Nếu vượt quá hạn từ 1 – 30 ngày, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 500.000 – 1.000.000 đồng.
- Nếu vượt quá hạn từ 31 – 90 ngày, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng.
- Nếu vượt quá hạn từ 91 ngày trở lên, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng.
Do đó, khi thay đổi địa chỉ công ty (hay còn gọi là trụ sở chính), công ty cần gửi thông báo đúng quy định đến cơ quan có thẩm quyền và cung cấp thông tin cho khách hàng. Việc này giúp tránh khỏi việc khách hàng hoặc đối tác tìm đến địa chỉ cũ, tiết kiệm thời gian và công sức mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: Cập nhật thủ tục đăng ký xe máy điện 2024 chi tiết nhất
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?
Trong quá trình làm việc với khách hàng, một câu hỏi phổ biến mà chúng tôi thường nhận được là “Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?” Có hai cách để thực hiện điều này. Đầu tiên, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia tại địa chỉ website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn. Sau khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ cần gửi bản cứng hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký ban đầu.
Các rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký thay đổi địa chỉ
Trên thực tế, các doanh nghiệp có thể thay đổi vị trí, trụ sở làm việc của mình trong quá trình hoạt động. Để đảm bảo không gây ảnh hưởng đến nhu cầu của khách hàng và đối tác, việc thông báo chuyển địa điểm là rất quan trọng. Nếu không cập nhật thông tin địa chỉ mới kịp thời, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro như bị phạt từ 3 triệu đến 5 triệu đồng vì chậm thông báo thay đổi địa chỉ, bị đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế không thấy hoạt động tại địa chỉ mới, hoặc bị phạt vì kinh doanh không đăng ký tại địa chỉ mới. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật thông tin địa chỉ công ty để tránh những tình huống khó khăn không mong muốn.
Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp?
Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận, huyện, tỉnh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty
Khi muốn thay đổi địa chỉ công ty, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, được ký bởi người đại diện pháp luật của công ty;
- Quyết định của chủ sở hữu công ty; nếu là công ty TNHH một thành viên, cần có quyết định; và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh. Đối với công ty cổ phần, cần có quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Quyết định và bản sao biên bản cuộc họp về việc thay đổi địa điểm công ty (đối với Công ty TNHH 2 thành viên, công ty hợp danh, công ty cổ phần);
- Nếu không phải là người đại diện pháp luật hoặc chủ sở hữu công ty nộp hồ sơ trực tiếp, cần có Giấy ủy quyền kèm theo bản sao chứng thực của giấy tờ tùy thân như CMND, thẻ căn cước hoặc hộ chiếu (đối với công dân Việt Nam) hoặc hộ chiếu nước ngoài (đối với người nước ngoài).
Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Hồ sơ cần được nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Phòng Đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh/thành phố mà công ty đặt trụ sở chính. Đối với công ty ở Hà Nội, bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua trang web: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Bước 3: Mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Giấy ủy quyền khi đến nhận kết quả tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty sang quận khác, tỉnh/thành phố khác
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần thực hiện thủ tục chốt thuế tại chi cục thuế.
Nếu công ty muốn thay đổi địa chỉ sang một quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác, bạn sẽ cần phải làm thêm một bước nữa là thực hiện thủ tục chốt thuế và xin công văn chuyển đổi địa chỉ mới.
Hồ sơ chốt thuế cần bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST;
- Bản sao không cần chứng thực của Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các giấy tờ này có thay đổi.
* Lưu ý: Ngoài các giấy tờ trên, một số Chi cục thuế có thể yêu cầu thêm các loại giấy tờ như:
- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
Sau đó, bạn cần thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty sử dụng hóa đơn. Thủ tục này thường kéo dài từ 5 – 10 ngày làm việc, tính từ ngày nộp hồ sơ đăng ký.
Bước 2: Tiếp theo, chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khi chuyển trụ sở sang quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác.
Bước 3: Gửi hồ sơ chuyển trụ sở đến Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Nếu con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ, cần khắc lại con dấu.
Bước 5: Thông báo cho cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến VAT.
Gửi hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế ở quận/huyện mới. Hồ sơ bao gồm:
– Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện từ Chi cục thuế nơi công ty có địa chỉ cũ;
– Mẫu 08 – MST đã đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
– Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng chi tiết
Ngoài việc gửi email cho đối tác và khách hàng, công ty cũng nên sử dụng nhiều phương tiện thông báo khác nhau để đảm bảo thông tin được truyền đạt đến mọi người, ví dụ như việc treo bảng thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng hoặc thông báo qua các phương tiện truyền thông đại chúng.
Dưới đây là một mẫu thông báo chung về việc thay đổi địa chỉ công ty của Chuyển nhà Thành Hưng:
| CÔNG TY CỔ PHẦN HPT
HỒNG PHONG ———————- |
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————————– |
| Số: ………/HPT – TB
V/v: Thay đổi địa chỉ |
Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2023 |
THÔNG BÁO
V/v: Thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch của Công ty
Kính gửi: Quý khách hàng và đối tác
Công ty cổ phần HPT Hồng Phong xin gửi tới Quý khách hàng lời chúc sức khỏe và lời chào thịnh vượng!
Nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong quan hệ giao dịch, công tác với quý khách hàng Công ty cổ phẩn HPT Hồng Phong xin trân trọng gửi tới thông báo về việc thay đổi địa chỉ Văn phòng Công ty tại Hà Nội sang địa chỉ mới kể từ ngày 28/10/2023 cụ thể như sau:
Địa chỉ cũ: Tầng 20, Tòa M5, Khu đô thị Pháp Lai, đường Hoàng Hoa Thám, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Sang địa chỉ mới: Tầng 1, Tòa nhà TNR – Vincom Center, 67 Quang Trung, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội.
Ngoài ra, các thông tin khác của Công ty cổ phần HPT Hồng Phong vẫn giữ nguyên, cụ thể:
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN HPT HỒNG PHONG
Mã số thuế: 01xxxxxxx
Điện thoại: 04 xxx xxx xx
Số fax: 04 xxx xxx xx
Email: Hongphong.hpt@gmail.com
Vậy Công ty Cổ phần HPT Hồng Phong xin trân trọng thông báo tới Quý khách hàng và rất mong tiếp tục được hợp tác của Quý khách hàng trong thời gian tiếp theo.
Xin chân thành cảm ơn!
| Nơi nhận:
– Như trên; – Lưu VT, VP. |
GIÁM ĐỐC
(Đã ký) |
Hãy theo dõi Chuyển nhà Thành Hưng ngay hôm nay để biết thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!
